La proliferación de business centers y espacios de coworking ha hecho despegar también un servicio de gran ayuda tanto para pymes como autónomos: la oficina virtual. Esta modalidad de “oficina” ofrece múltiples ventajas y oportunidades para tu negocio: domicilio social, comercial o fiscal para tu empresa en una ubicación de prestigio sin necesidad de alquilar una oficina física, ahorro de costes, flexibilidad, servicios de secretariado, disponibilidad de salas de reuniones…
Sin embargo, la elección de un servicio de confianza y calidad no siempre es tarea fácil. Queremos ayudarte con ello, así que ¡te contamos cuáles son los factores que deberías tener en cuenta a la hora de contratar una oficina virtual para que consigas hacer una elección acertada!
Ubicación estratégica
Nos guste o no, en tema de negocios las apariencias sí que importan. ¡Y mucho! A la hora de escoger en qué lugar domiciliar tu empresa, deberás tener en cuenta qué imagen quieres proyectar hacia tu público. ¿Buscas una localización rural o algo más urbano y cosmopolita? Dentro de una misma ciudad, además, reconoceremos que no todas las localizaciones tienen el mismo prestigio. ¿Qué te inspira Rambla de Catalunya, por ejemplo? Seguro que tus clientes la identificarán rápidamente como una de las calles más emblemáticas de Barcelona, ubicada en pleno centro de la ciudad y con una gran oferta de ocio, restauración y negocios locales.
Aunque tu empresa tenga sede en otro país, seas un auténtico nómada digital o tu negocio sea 100 % online, a tus clientes les interesa pensar que hay alguien real cerca de ellos con quien puedan contactar más allá de la pantalla. Por lo tanto, considera también dónde se concentra principalmente tu público objetivo y opta por esa localización al escoger tu oficina virtual para conseguir un plus de proximidad.
Precio
¡Evita que te den gato por liebre cuando contrates un servicio de oficina virtual! Desconfía de las ofertas flash y las promociones exageradas. Detrás de estas tentadoras estrategias de marketing suele haber letra pequeña en los contratos, con permanencias muy estrictas o fianzas desorbitadas. Nuestro mejor consejo es que pidas siempre el máximo de información posible y medites bien tu decisión para evitar sorpresas desagradables. ¿Qué servicios te incluye esa modalidad de oficina virtual? ¿Está justificado el precio con el prestigio de la zona en la que vas a domiciliar tu empresa?
En definitiva, elige una oficina virtual que ofrezca un servicio de calidad por un precio justo y que te proporcione toda la información que necesites de forma clara, sencilla y directa.
Profesionalización
Uno de los motivos por los que muchos emprendedores y empresas optan por contratar un servicio de oficina virtual es por la comodidad y la tranquilidad de dejar parte del trabajo de gestión de su negocio en manos de un equipo profesional.
Antes de contratar ningún servicio, tendrás que valorar algunos aspectos como los siguientes: ¿Ofrecen un servicio de recepción y atención personalizada de visitas? ¿Dispones de salas de reuniones en las que puedas quedar con tus clientes? ¿La atención telefónica es personalizada y multilingüe? ¿Recepcionan todas las cartas y paquetes que recibas y te lo notifican de forma inmediata? ¿Las instalaciones del coworking o business center son bonitas, acogedoras, luminosas y limpias?
Si cuentas con un equipo profesional con años de experiencia en el sector tendrás muchas más garantías de que el servicio de oficina virtual que te ofrezcan cumplirá con tus expectativas y con el nivel de exigencia que mereces.
Flexibilidad
El futuro siempre tiene un punto de incerteza. ¡Y todavía más en los tiempos que corren! Puede que empieces con un servicio de oficina virtual y necesites pasarte al coworking. O que tuvieras un despacho privado pero necesites recortar costes y decidas mantener únicamente un servicio de atención telefónica durante los próximos meses. Sea cual sea tu situación, la flexibilidad es un factor clave que debes tener en cuenta cuando contrates cualquier servicio de coworking u oficina virtual.
La vida del emprendedor es emocionante y puede dar mil vueltas, ¡así que opta por un servicio flexible que se adapte a ella!
Atención personalizada
Cada empresa es única y tiene sus propias especificidades. Trabajes en el sector que trabajes, deberás asegurarte de que el servicio de oficina virtual que contrates entienda y se ajuste bien a las particularidades de tu negocio. En el caso de los coworkings boutique, el trato con el cliente suele muy cercano y familiar, con flexibilidad para ajustarse al máximo a tus necesidades y ofrecerte un servicio más personalizado. No tengas miedo a comentar cualquier sugerencia o inquietud que tengas con el equipo. ¡Seguro que buscarán la mejor fórmula para ofrecerte la atención que mejor te encaje!
Por último, ten en cuenta también el factor humano que hay detrás de cualquier servicio que contrates para tu empresa. Si quieres transmitir una imagen coherente, todo el equipo deberá trabajar en la misma línea de valores y seguir una misma cultura corporativa. ¿Quieres destacar el trato cercano, amable, la profesionalidad y calidad de servicio en tu negocio? ¡Asegúrate de que tu oficina virtual también lo transmita!
