¡Mañana tienes que cerrar un trato importante con un socio y buscas una sala de reuniones que le cause una buena impresión! ¿O buscas un nuevo perfil profesional para tu empresa y necesitas un espacio donde entrevistar a los posibles candidatos? ¿Quizás eres coach y te gustaría encontrar un lugar acogedor y cómodo para realizar las sesiones con tus coachees? ¿O tal vez eres abogado y necesitas alquilar un despacho por horas donde citar a tus clientes? Quieres impartir un curso de idiomas y buscas una sala de formación bien ubicada en la que reunirte con tus alumnos de forma periódica…

Sea cuál sea tu caso, no siempre es fácil encontrar una sala de reuniones que se ajuste a tus necesidades. Si te pierdes entre tanta oferta y no sabes ni por dónde empezar, no desesperes. ¡Apunta nuestros consejos sobre qué aspectos tienes que valorar antes de alquilar una sala de reuniones y seguro que darás con el lugar acertado!

¿Dónde está situada la sala de reuniones?

Cuando empieces la búsqueda de cualquier sala de reuniones, uno de los primeros aspectos que deberás analizar es la ubicación del espacio. ¡Será esencial seleccionar una localización estratégica! Y para ello, básicamente deberás fijarte en lo siguiente: accesibilidad y reputación de la zona.

Aunque decidas alquilar una sala de reuniones en grandes ciudades como Barcelona o Madrid, tienes que tener en cuenta igualmente que hay zonas y zonas; y algunas son más accesibles que otras. Busca un lugar céntrico, fácil de localizar y bien comunicado con diferentes tipos de transporte. ¡Si tus visitas vienen de fuera de la ciudad valorarán muchísimo que les cites en una sala de reuniones de una zona fácilmente accesible!

Cuando además quieras causar una buena impresión, el barrio en el que alquiles la sala de reuniones también te ayudará a proyectar una imagen determinada. ¡Si eliges una ubicación en una conocida zona de negocios o en calles emblemáticas como Rambla de Catalunya o Paseo de Gracias transmitirás a tus clientes esa imagen de profesionalidad  que tanto te interesa!

¿Ofrece un servicio de recepción para atenderos a ti y a tus visitas?

Algunos espacios de alquiler de salas de reuniones te prometen un acceso rápido, sencillo e independiente mediante códigos de acceso y un modelo self-service. Sin embargo, bajo nuestro punto de vista es primordial que cuentes con equipo profesional que ofrezca un servicio de recepción y que pueda atenderte durante todo el proceso de la reserva. 

Aunque nos cueste reconocerlo, cualquiera de nosotros puede tener alguna vez un contratiempo. Y si Murphy decide hacerlo más interesante, seguro que sucederá en el momento más oportuno, justo el día en el que tienes esa reunión tan importante. ¿Qué pasará si has cogido un atasco y tu cliente tiene que esperar porque llegas unos minutos tarde? ¿Y si has olvidado el adaptador para conectar el portátil al proyector y tienes que pasar una presentación en ese curso que impartes? ¿O si has programado varias visitas seguidas de forma escalada y necesitas que alguien atienda a los asistentes entre reunión y reunión?

Disponer de un servicio de recepción te ayudará a resolver cualquier incidencia que pueda surgirte durante el alquiler de la sala de reuniones y te permitirá tener todo el proceso mucho más controlado. Además, ¡contar con un equipo profesional a tu servicio también te ayudará a ofrecer una imagen de empresa consolidada!

Diseño y personalidad del espacio

Otro de los aspectos en los que solemos fijarnos cuando empezamos la búsqueda de una sala de reuniones es el diseño del espacio y su apariencia. ¡Y no es para menos! Una sala bonita, limpia, cómoda, acogedora, bien iluminada y con un diseño cuidado que la haga única invita a trabajar de forma más agradable en ella y que fluyan mejor todas las ideas.

Para nosotros este es un aspecto primordial, ya que trabajar en un espacio agradable y con personalidad aumenta el bienestar en el trabajo. Y recuerda, si te sientes cómodo en el trabajo aumentará tu productividad y todo saldrá mucho mejor.

Como consejo, te recomendamos que no te dejes llevar por primeras apariencias y visites siempre que puedas el espacio antes de confirmar una reserva. Así te asegurarás que la sala que contrates sea realmente como te han dicho que es.

Facilidad de reserva y política de cancelaciones

Qué gusto dar encontrar a personas que trabajan de forma eficiente y nos hacen la vida un poco más fácil, ¿verdad? Pues con la gestión de reservas de salas de reuniones ocurre exactamente lo mismo. Busca un espacio que te proporcione información clara, directa y transparente; y que te ofrezca además todas las facilidades para hacer la reserva de la sala de reuniones de la forma más sencilla y cómoda posible.

En Meet BCN, por ejemplo, sabemos que nuestros clientes valoran muchísimo un horario de reservas amplio que se ajuste a las necesidades de cada uno y una política de cancelaciones flexible que te permita cancelar una reserva sin penalización con el preaviso conveniente.

Además, también es muy importante premiar la fidelidad de los clientes. Si tienes planeado hacer varias reuniones de forma periódica, pregunta al espacio que elijas si ofrecen descuentos o promociones por contratar un mayor volumen de horas. ¡Puede que te lleves una grata sorpresa!

Servicios incluidos del espacio y relación calidad-precio

Por último, pero -como se suele decir- no por ello menos importante, valora de forma global la relación calidad-precio de la sala de reuniones o de formación que vayas a contratar. Comprueba que el espacio disponga de todas las facilidades y el equipamiento que necesites para tu reunión o formación: pizarra, pantalla de televisión, proyector, conexión wifi, climatización, agua y café, servicio de cátering, etc.

Si además cumple con el resto de aspectos que hemos mencionado anteriormente, ¡encontrarás el espacio ideal para ti y acertarás seguro!